こんにちは。
レシる代表のアンラクです。
ブログ第２弾のテーマは、私がこのサービスをはじめて、
色々な方とお話をしていると、領収書や請求書（証憑書類）などの保管に関して、法律が改正されたことや、
その法律内容を正しく理解されていない方が多いなーと感じることが大野で、今回はそのあたりをお話できればと思います。
会計周りのことを取り決めている法律は、いくつかあるのですが、今回取り上げるのは、
証憑書類のデータ保管に関する取り決めをまとめている
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」 と 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」 です。
この2つは、法律と実施するためのルールなので、2つで１セットだと思ってください。
また、あまりにも名称が長いので、電子帳簿保存法 という呼ぼれ方をされている法律です。
今日は、よく聞かれる二つの質問に回答しながら、電子帳簿保存法を説明していければと思ってます。
- 電子帳簿保存法の改正で、領収書をスマホで撮影するだけで、原本廃棄ができるのって本当なのか？
- メールなどで受け取った請求書等の管理方法にルールがあるの？
領収書をスマホで撮影するだけで原本廃棄ができるか？
結論からいうと、Yes でも No でもあるんです。
どういうことかというと、前述の電子帳簿保存法が2016年と2017年に2年連続で改正されて、ある一定の条件を満たせば、証憑書類を画像化（スキャニング）することで、原本が廃棄しても構わないというルールに改正されました。
この部分だけを聞くと、すごい楽になったの？と思われる方も多いかと思うのですが、
残念ながら、実際は、改善されていない印象を受けます。
紙をデータ化すると、当然改ざんの痕跡を識別できなくなるなどのリスクがあります。
日本の税務行政は、税務署が企業の不正を突き止めるまたは証明する必要があります。
そのため、紙をスキャン保存する場合、データが改ざんされていないということを証明できる仕組みと運用体制を法律で、一律的に企業に求めています。
アメリカは逆で、企業が税務署に対して、会計書類に不正がないことを証明する必要があるそうです。
その為、領収書もスマホで画像を撮影するだけでも、企業が行政に対して、説明ができれば問題がないようです。
このあたりが、法律と密接なだけに、会計分野のグローバル化が難しい原因かもしれませんね。
話が脱線しました…
スマホで領収書をスキャニングし、紙の領収書を廃棄したい企業はどうすればいいのかというと、
細かい説明は割愛しますが、大きく分けると 事前申請 と 事後処理 を行う必要があります。
“事前申請” は、「社内の規定や運用体制などを作成、税務署に３ヶ月前に申請する必要があります。」
“事後処理” は、領収書をスマホで撮影した場合、すぐに領収書を捨てることはできず 、第三者によるスキャンしたデータと原本が正しいかどうか確認する作業が必要です 。
確認の結果、不備がないと判断した場合、初めてこの時点で、領収書等の原本の廃棄が可能となります。
そのため、領収書をスマホで撮影するだけで、原本を廃棄してもいいかどうかは、社内の運用体制によってくるわけです。
メールなどで受け取った請求書等の管理方法にルールがあるの？
こちらは Yes!になります。
今までメールなどのデータで受領した証憑書類の取り扱いに関しては、法律に明確に定義されてなかったのですが、2016年の快晴の際に、「電子取引」という概念で、明確に保管のルールが決まりました。
どう決まったかと、原則、メールやオンライン上でやり取りをした証憑書類は、電磁的記録で保存しなければならない。
ただし、そのデータをプリントアウトしたら、紙の状態で保管してもいいですよ。 という感じです。
また、もしデータで保管するなら、法律で仕様を決めるから、それにしたがって保存してください ね。と書いてあるわけです。
データで保管する為には、実際にどのようにするかというと、ざっくりと記載すると
* 整然とした形式で、速やかにデータが表示できること
* 改ざんされていないと証明できる仕組み（タイムスタンプや運用体制の構築）
* 法律が定める２条件以上での検索機能
といった具合です。
その為、メールなどで受け取った請求書などをとりあえずクラウドストレージやHDDに保存しているだけの方は、
ぜひご注意してください!!
当社は、誰でも、法律に準拠した形式で証憑書類をデータ保管する仕組みを提供しています。
ご興味があれば、下記のリンクからサイトご覧ください。
今回の記事は内容が法律的な話でしたので、とっつき難い内容でしたが、
最後に上手に当社のサービスの宣伝に繋げられたので、良しとします！！笑
継続的に更新して行く予定です。
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