お客様から「領収書を再発行してほしい」と頼まれたこと、ありませんか？
すでに発行済みの領収書をお客様が紛失したり、汚して使用できない状況になると、再発行を依頼する人もいます。
領収書の再発行は簡単に思いがちですが、実は悪用されるリスクもあるので注意が必要です。
ここでは店側に再発行の義務はあるのか、また再発行するときの注意点や書き方をご紹介します。
領収書の再発行は義務ではない
そもそも領収書とは、「金銭を受け取った時、支払った側が求めれば発行する義務がある」というものです。
それは「支払った証明」の書類だからです。
そのため、「領収書は代金の支払いと同時に発行する」というのが基本的な考え方です。
では、気になる再発行の場合ですが、これはお客様側の事情でもう一度発行するものです。
つまり、「金銭のやり取りがないのに発行する」ことになるのです。
結論としては、再発行は法的に義務がなく、応じる必要はありません。
店側が拒否することもできるのです。
というのは、領収書の再発行は、水増し請求や二重請求など悪用される可能性もあるからです。
自分たちに悪意がなくても、受取り側の脱税の手助けをしたり、不正や疑いをかけられます。
当然発行側にも調査が入り、「詐欺に加担した罪」「共犯」というリスクを負うことになります。
領収書を再発行できないときの対応方法
領収書の再発行が義務でなくても、大切なお客様から再発行をお願いされたら無下に断ることはできませんね。
では、具体的にどのように対応すべきでしょうか？
おすすめは、「領収証明書」等を発行するという方法です。
ほとんどが、有料で発行し、領収書とは用紙も書き方も違います。
一般的な店舗の場合、「領収証明書」には、「支払った日付」「金額」「購入した内容物」「住所印や店印」を記載します。
特に書式は決まっていませんが、会社によって独自のものを採用しているケースもあります。
「領収証明書」は領収書ではないので、二重請求や不正防止の役割をしてくれます。
店側に発行する義務はありませんが、「領収書の再発行は対応しない」というスタイルであれば、「領収証明書」等で対応するケースが多いです。
再発行する場合の領収書の書き方
「領収証明書」等を使用せず、もし領収書の再発行を行うのであれば、書き方のルールを守ることが大切です。
領収書の再発行で、一番重要なこと、覚えておくべきことは、「控えと同じものを発行するのは絶対にダメ！」ということです。
また控えのコピーを再発行として渡すのも絶対してはいけません。
それをふまえて、下記で具体的に見てみましょう。
＜日付＞
元の日付、つまり金銭の受け渡しがあった日を書きます。
＜但し書き＞
本来の商品やサービス名と共に、「●月●日の再発行分」と書きます。
＜空欄に「再発行」と大きく明記する＞
これは、「悪用する意図はありません」と示す意味があります。元の領収書と区別するためにも、必ず書いて下さい。
＜再発行の経緯を書く＞
経緯を書くポイントは4つです。
- 再発行の理由
- 依頼主
- 再発行の日付
- 店側の対応者
上記4つを書くことで、どういった経緯で領収書の再発行に至ったのか、また、対応者が誰なのか明確になり不正利用のリスクを下げることができます。
領収書の空欄に書く、または店側がメモとして残し、再発行の領収書の控えと一緒に保管することが大切です。
＜元の領収書を返却してもらう＞
これは領収書が破損、汚損して再発行を依頼されたケースです。
元の領収書が残っている状態なら、返却してもらいましょう。
領収書の再発行は義務ではありません。
あくまでも店側の判断で再発行するかどうか決めることができますが、「原則再発行は行わない」というスタイルが望ましいです。
しかし、どうしても再発行が必要であれば、上記で説明した書き方のルールを守りましょう。
また自分勝手に判断するのではなく、上司がいれば必ず相談し、判断を仰いで下さい。
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