販売業や飲食店などでは、必ずレシートの控えであるジャーナルがあります。
ジャーナルにはお客様に渡すレシートとほぼ同じ内容が記載さており、店側が控えとして保管する義務があります。
今までジャーナルは紙媒体での保管が原則でしたが、IT化の流れもあり、近年では電子ジャーナルを使用するところも増えています。
今後電子ジャーナルの導入を検討している経営者様も多いかと思いますが、具体的にはどのような手順を踏めばいいのか、以下でご説明していきます。
電子ジャーナルを導入するためには？
電子ジャーナルは多くのメリットがありますが、大前提としてPOSレジの導入が必要です。
POSレジとは、商品情報を登録したデータベースを準備し、バーコードスキャナーと連携するものです。
「ピッ！」とバーコードを読み取るだけで買い物ができる、普段私たちが良く見かけるタイプのレジですね。
従来のレジは全て手打ちしていたので、間違いが多かったり、精算に時間がかかりました。
一方のPOSレジは、バーコードを読み取るだけで精算でき、時間短縮はもちろん打ち間違いを防止することもできます。
大手販売店やチェーン店では、すでにPOSレジを導入して業務を効率化しています。
また、小売り店でもPOSレジを導入するところが増えていますが、電子ジャーナルに対応しているというのも大きな要因になっています。
税務署への届け出について
電子ジャーナルを使用するためにPOSレジの導入が必要と分かりましたね。
次に必要なのは、税務署への届け出です。
国税庁のホームページにもありますが、電子ジャーナルを使用するためには、所轄税務署に申請して、承認を受ける必要があります。
具体的な手続き方法を以下にご紹介します。
- 申請書を記入する： 国税庁のホームページから必要な申請書（国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出書）をダウンロードし、記入する。
- 所轄の税務署に提出し、所長の承認を受ける
基本的にはこの2つの手順を踏むだけです。
申請書は電子ジャーナルを使用する3ヶ月前に提出する必要があるので、注意して下さい。
申請書の書き方について疑問や不明点があれば、国税庁のホームページに見本が掲載されています。
参考にしながら記入するといいですよ。
税務署へ申請後の注意点
税務署に申請書を提出したら、後は結果を待つだけですね。
「いつ承認通知がくるのか」と待っている人も多いですが、いつまでたっても「承認通知」等は届きません。
というのは、「みなし承認（申請後一定期間内に却下通知がなければ承認されたとみなしてよいこと）」としての扱いだからです。
少しややこしく感じますが、電子ジャーナルを開始する日までに「却下」の連絡がなければ、「承認された」と判断できます。
つまり、「却下」の場合以外は、申請後に税務署から連絡はありません。
電子ジャーナルの開始日は申請書類に記入するので、その日付をもとに判断して下さい。
税務署からはあらかじめ「みなし承認ですよ」という通知もないので、いざとなって慌てないように、申請者が注意しておきましょう。
いかがでしたか？ここでは電子ジャーナルを導入するための条件や、具体的な税務署への提出書類、申請後の注意点について見てきました。
申請は手間もかかり、みなし承認でややこしく感じるかもしれませんが、電子ジャーナルの導入はメリットも多くあります。
平成31年に導入される軽減税率対策としても有効ですよ。
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