販売業、飲食店業であれば、レジで精算した時に必ずレシート控えが発生します。
レシートの控えはお店が管理するためのものですが、保管の義務があるかどうか、知っていますか？

一般的に領収書の控えは保管義務があると知っていても、意外にレシートの控えについてはあいまいな認識の人が多いです。
レシートの控えは勝手に破棄していいものなのか、保管義務があるならどれくらいの期間なのか、気になりますね。
以下で詳しく見てみましょう。

レシートの控えは保管の義務がある

レシートの控えは、店側に保管の義務があります。
国税庁のホームページを参照すると、「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります」と明記されています。
つまり7年間は勝手に破棄してはいけません。

また保管方法も指定されており、「紙による保存が原則」となっています。
毎日多くのお客様にレシートを発行している飲食店であれば、当然レシートの控えも膨大な量になります。
それを紙媒体で7年分を全て残すのだから、レシートの控えだけでも場所を取ることは間違いありません。
かといって、勝手な判断で処分してはいけません。

もし7年待たずに勝手に処分してしまい、その間に税務調査が入ると面倒なことになります。
不正など行っていなくても、疑われる要因になってしまいます。

レシートの控えを保管する目的とメリット

販売側からすると、レシートの控えを7年分保管するのは簡単なことではありません。
保管場所の確保はもちろん、手間もかかります。それでもなぜ保管する必要があるのでしょうか？

その理由は、レシートの控えは店舗の売上げを証明する重要書類だからです。
これはレシートの控えだけでなく、領収書の控えにも言えることです。
店舗ではレジ締めの後、現金等の差異を確認してから帳簿に正しい売上金額を記載します。

記帳した金額はお客様と金銭的な取引きがあったことを示しますが、その根拠・証明としてレシートの控えが重要になります。
もしレシートの控えがなければ、店舗の売上げ金額が正しいと証明する書類を他に準備し、きちんと保管する必要があります。
また、レシートの控えの保存は、店側にもメリットがあります。
売価や商品の返品時の確認、レジの打ち間違いがあったかどうかも確認することができるからです。

万一不正を疑われて税務調査が入れば、必ず帳簿とレシートの控えの突合せが行われます。
そのためレシートの控えは、不正ではないと証明するものになります。

電子化でコンパクトに保存する

レシートの控えを保存する時、店側の一番の悩みは保管場所の確保です。
「店舗に保管したくても場所がない」という声もよく耳にします。
国税庁は「紙による保存が原則」と明言していますが、規模の大きな店になるとそうも言っていられません。

そこでおすすめなのが、紙媒体で保存するのではなく「電子ジャーナル」を利用することです。
「電子ジャーナル」とは、コンピューターのデータとして控えを記録するというものです。
電子ジャーナルを導入することで保管場所が不要になり、レシートの控えを探すのも簡単になります。

売り上げの分析もできるので、店側としては導入するメリットは多いです。
電子ジャーナルを使用するためには、事前に税務署に申請して許可を受ける必要があります。
今後電子ジャーナルを導入する店は、さらに多くなると予想されます。

販売店や飲食店であれば、レシートの控えの保管は必ず避けて通ることができない問題です。
ポイントは「7年間保管する義務がある」「基本は紙媒体で保存」ということです。
店の規模や状況によっては電子ジャーナルの導入が可能ですが、税務署の許可が必要ということを忘れないでください。
レシートの控えの保管は面倒に感じますが、いざというときの証拠としても役立つので大切にしましょう。

---

仕事を10倍効率的にしてくれる次のトレンドになる商品やサービスを紹介するWebメディア【4b-media】