電子ジャーナルってなに？

2017-12-13 | からrecielu | ファイル: レジ.

「電子ジャーナル」という言葉を聞いたことがありますか？
販売店や飲食店で働いている人であれば、「ジャーナル」という言葉に親しみがあるかもしれません。

「ジャーナル」とは、レジでお客様に渡すレシートの控えのことです。
店側が保管する義務がありますが、保管場所の確保などで悩んでいる人もいるのではないでしょうか？

IT化の時代背景もあり、今は紙媒体で保管が不要な「電子ジャーナル」があります。
ここでは電子ジャーナルとは何か、また魅力やメリットなどについてご紹介します。

電子ジャーナルとは

国税庁のホームページによると、「ジャーナルは基本的に紙媒体で、7年間の保管義務がある」と定められています。
とはいえ、7年分のジャーナルを保管するスペースを確保したり、7年後処分する際の破棄にかかる費用など、経営側には負担が大きいものです。

しかし、電子ジャーナルを導入すれば紙媒体の控えが不要になり、保管場所や破棄にかかるコストを削減できるようになります。
簡単に言うと、電子ジャーナルとは「紙媒体だったジャーナルを電子化したもの」です。

ちなみに、電子ジャーナルはPOSレジの機能の一つです。
POSレジとは、普段スーパーなどで見かけるバーコードリーダーが付いているレジのことで、「ピッ」と読み取るだけで商品情報や価格が反映されるシステムのものです。
直接手打ちするタイプのレジではこの電子ジャーナルを導入することができません。

電子ジャーナルの導入は、実に多くのメリットがあります。
具体的にどんな魅力やメリットがあるのかご紹介します。

7年間の保管期間が過ぎると、紙媒体のジャーナルは処分する必要があります。
破棄するためには業者に廃棄依頼をする等、時間も手間も費用もかかります。
電子化すれば多くのコストを削減でき、店側にはメリットがあります。

紙媒体のジャーナルを保管しても、いざ必要な日付のものを探し出すとなるとかなり困難です。
しかし、電子ジャーナルであれば、探したい日付の控えをすぐに見つけることができます。

紙媒体のジャーナルは、管理や廃棄など、大変な労力と費用が必要です。
これを電子化することで多くのメリットがあり、万が一税務調査でジャーナルの提出を求められても、すぐに必要な情報を探せるので安心感がありますね。

電子ジャーナルの導入に関して、いくつか注意すべきことがあります。
まず、電子ジャーナルを導入するためには、事前に税務署に申請して許可を受ける必要があります。

国税庁のホームページから申請用紙をダウンロードし、管轄の税務署に提出します。
利用開始希望日の3ヶ月前までに申請書の提出が必要なので、日付には注意しましょう。
「POSレジを入れたからすぐに電子ジャーナルを使える！」と思っている人がいれば、それは大きな間違いですよ。

また、電子ジャーナルを導入後は、紙媒体のジャーナルと同様に7年間の保存が義務付けられています。
これは紙媒体であろうと、電子化だろうと、共通していることです。
とはいえ、紙媒体のジャーナルの保管に比べればずいぶん楽になります。
「7年間」ということだけでも頭に入れておきましょう。

いかがでしたか？
紙媒体のジャーナルと比べて、電子ジャーナルには魅力がたくさんあります。
導入するためには申請が必要ですが、一度申請すれば管理が楽になり、様々なコスト削減につながります。
電子ジャーナルの場合も、「7年間の保管」ということだけは忘れないようにしましょう。