会社の経費として計上するために、「レシートは不可で、領収書でなければならない」と思っている人、いませんか？

ビジネスシーンで領収書は必須アイテムですが、「支払った事実」としてはレシートでも信ぴょう性は十分です。
「領収書のみ可能」という認識は、領収書をもらい忘れた場合や、レシートのみしか発行できない店舗の場合、どのように経費計上すべきかわからなくなります。

「何となく手書きの領収書の方が正式書類っぽい」というあいまいなイメージではなく、ここで説明する両者の違いをきちんと知っておきましょう。

領収書とレシートの違いとは

領収書とレシートは、「領収書は手書き、レシートはレジの印字」という違いだけではありません。
何よりも経費計上で大切なのは、記載されている項目や内容です。

取引の証拠となる領収書には、「店名や会社名」「取引の年月日」「商品やサービスの内容」「金額」「宛名」の5つが記載されていることが必要です。
領収書は上記5つの項目を満たしていますが、実際は飲食店業などでは宛名の省略が認められています。また習慣として宛名を「上様」と記入する例もあります。

一方のレシートは上記5つのうち、宛名以外の4つの内容が記載されています。
そのため、実は法的な位置づけとしては領収書もレシートも同じ効力があります。

一昔前のレシートは数字の羅列でしたが、近年のレシートは内容が詳細に記載されているため、領収書よりも信頼できるとの意見もあります。

レシートでも経費計上できる？

上記で領収書とレシートの違いを説明しましたが、気になるのはレシートで経費計上できるかどうか、ということです。
まず、法律上の話になりますが、税法上においてはレシートの提出で「経費計上できる」「問題ない」ということです。
むしろレシートの方が改ざん防止になり、すべての項目において誤魔化しができないので優秀です。

しかし、注意すべきなのは、所属する会社の規定です。
法律上は問題なくても、会社の規定内容によっては「レシートは不可」という場合もあるからです。
いくら「税法上は問題ない」と主張したとしても、会社に属する社員であれば会社のルールに従うべきです。
そのため、「レシートではなく領収書をもらってきて」と言われれば、領収書が必要になります。

事前に会社の経理規定をチェックしておきましょう。

領収書とレシート、取扱いの注意点

領収書とレシート、両者には取扱いで注意すべき点があります。下記に具体的に見ていきます。

＜領収書の注意点＞

領収書であれば何でもいいというわけではなく、必要事項が全て記載されていることが最低条件です。

また、宛名が「上様」や空白の場合は正式な書類として認められないこともあります。
金額も改ざん防止のために、数字の前に「￥」、数字の最後に「-」を付ける等、ルールの徹底が必要です。

手書きだからこそ簡略化したりミスしやすいので、もらう側も発行する側も注意が必要です。

＜レシートの注意点＞

一般的なレシートは感熱紙を使用しているため、時間の経過とともに印字が消えたり薄れる可能性があります。
正式な支払い書類は税法上法人7年間の保存が義務付けられているので、レシートをコピーやスキャンして保存しておくことです。

またレシートでも記載内容によっては証明書として不十分です。店舗名は書いてあるかなど、内容のチェックが必要です。

経費計上というと難しいイメージがあるかもしれませんが、場合によってはレシートでも十分証明できる可能性があります。
しかし、レシートは長期保存向きではなく、会社の規定によっては証明書として受け付けないケースもあります。
心配な場合は領収書をもらうようにしましょう。

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