メールやECサイトで受領した領収書や請求書はどうやって保管するべきか

2018-01-04 | からrecielu | ファイル: 保管方法, 電子取引, 電子帳簿保存法, 領収書.

最近は業務上必要なものを、WEBから購入することが珍しくありません。
また、取引先によっては、メールなどの電子データで請求書が送られてくるケースもあります。
領収書や請求書は信憑書類なので、法律で保管が義務付けられています。

しかし、現物ではなく、電子データとして領収書や請求書が送付された場合、どのように対応すべきでしょうか？
ここでは電子帳簿保存法の観点から見て、保管方法をご説明します。

オンライン上で受領した書類の保管方法

インターネットなどで商品を購入した場合、pdfファイルやメールで領収書が送付されるケースがあります。
他にも、「取引先からの請求書が紙媒体ではなく電子データだった」という経験がある人もいるのではないでしょうか？
この場合、受け取った電子データをどのように扱うか重要なポイントです。

電子帳簿保存法第10条に、「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」について規定があります。
それによると、「電子取引によって受領した電子データは、原則電子データのまま保存する」となっています。

つまり、電子データで受け取ったものを紙媒体で印刷する必要はないのです。
オンライン上で受け取った領収書や請求書は、自社で定めるサーバーやクラウドなどに大切に保管するようにしましょう。
領収書や請求書は信憑書類としての扱いなので、法人であれば7年間の保管義務があります。

上記において、「電子取引で受け取った信憑書類は、原則電子データのまま保存する」とご説明しました。
しかし、気になるのが、「受け取った電子データを紙媒体に印刷して保管してもいいのか？」ということです。

先ほどの電子帳簿保存法第10条を要約すると、「電子取引によって受領した電子データは、原則電子データのまま保存する必要がある。
ただし、電子データを出力することにより作成した書面やマイクロフィルムなどに保存する場合は、この限りではない。」ということです。

つまり、紙媒体に印刷して保管することも可能なのです。
その場合、「電子データとして受け取ったものをプリンターで印刷し、整然とした形式及び明りょうな状態で保存する」ことが条件になります。

つまり、印刷後にきちんとファイリングして整理しておくということですね。
会社や企業によっては、紙媒体のみ受付け可能というところもあるかと思います。
会社の規定に沿って、保管するようにしましょう。

一つ注意なのは、紙媒体に印刷後は電子データの情報を削除することです。
一つの取引につき、紙媒体と電子データの2つの信憑書類が残ってはいけません。
不正を疑われたり、経理が混乱する可能性もあるので、どちらか一つに決めましょう。

2017年1月から施行された電子帳簿保存法の改正点に、「スキャナ保存」があります。
これにより、紙媒体で受領した領収書をスマホなどで撮影し、電子データとして保存することが可能になりました。

ここで気になるのが、「電子データで受け取った領収書などは、このスキャナ保存制度に適用できるのか？」ということです。
つまり、「電子データで受け取った領収書などを一度プリントアウトし、署名後にスマホで撮影して、電子化して保存する」という方法です。

結論から言うと、「電子データで受領した信憑書類は、そのまま保存」です。
「スキャナ保存制度」と混同してしまいそうですが、これは紙媒体で受領した信憑書類に適用できるものです。
そのため、電子データで受け取ったものは、原則としてそのまま保存しましょう。

いかがでしたか？
電子データの領収書には印紙が不要だったり、送付する手間がかからないので、今後利用する企業は増加すると予想できます。
電子データでも、領収書や請求書は信憑書類なので保管が義務です。
保管方法を明確にし、「スキャナ保存制度」と混同しないように注意しましょう。