会社の備品購入や接待でお金を支払う時、法人カードを使用するところも多いのではないでしょうか？
法人カードとは企業などの法人に対して発行されるクレジットカードで、経理管理や決済の手間を簡単にできるのが魅力です。
経費計上するためには原則として領収書が必須ですが、法人カードの場合はどうでしょうか？
「法人カードは会社のものしか買わないから、領収書はいらないのでは？」と考えている人もいるかもしれませんね。
ここでは法人カードと領収書の関係、あわせて使用時の注意点について見ていきましょう。
法人カードで決済時、領収書はもらうべき？
まず、クレジットカードと領収書の関係について見ていきましょう。
クレジット決済の場合、基本的には領収書の発行は行いません。
顧客と店の間で金銭の受け渡し事実がないからです。
しかし、サービスとして領収書を発行してくれる店もあります。
クレジット決済時の領収書には「クレジットカード払い」という一文が入り、本来の領収書としての効力はありません。
そのため金額に関係なく印紙も不要です。
このことを前提に見ていくと、法人カードで決済して領収書を受け取っても、実際には正式な領収書扱いにはなりません。
とはいえ、領収書は「支払った事実」を証明するものとして有効です。
店によっては、「カード決済時の領収書は発行しない」と規定していますが、可能であればもらった方が安心です。
カード決済時の控えは領収書になる？
それでは、法人カードを利用する場合、どのように対応すればいいでしょうか？
国税庁が発表しているTaxアンサーによると、「クレジットカードの利用控えでも必要項目が記載の場合は、領収書が不要」とあります。
つまり、「領収書がなくても、必要項目が記載されているカードの控えがあれば問題ない」ということですね。
ちなみに「記載されているべき必要項目」とは以下の4点です。
＜記載されているべき必要項目＞
-
- 利用日付
- 販売店舗名
- 支払い金額
- 購入した品物やサービスの内容
クレジットカードの控えは領収書ではありませんが、内容が詳細であれば「支払った証拠」として十分効力があります。
クレジットカードの控えは紛失しないように、大切に管理しましょう。
法人カードを利用する時の注意点上記で述べたように、「カードの利用控え」でも証拠能力は十分あります。
しかし現実には、法人カードで決済する時に多くの企業や会社が領収書を必要としています。
なぜでしょうか？
その理由は、カードの利用控えは「購入した品物やサービスの内容の記載がないことが多い」からです。
つまり、具体的に何に対して金銭を支払ったのか分かりにくいのです。
一方、領収書には但し書きの項目があるので、「お花代」や「インク代」など、支払った商品名やサービス名が明確に分かります。
「カードの利用控え」での不明点を領収書が補ってくれるのです。
そのため、法人カードを利用する場合は、可能な限り領収書をもらうようにしましょう。
もう一つ勘違いしやすいのは、月に一度クレジット会社から送られてくる「利用明細書」です。
1ヶ月分の利用履歴を見ることができるものですが、この「利用明細書」は領収書の代用として認められていません。
というのは、「利用明細書」を発行したのはカード会社であり、決済をした店ではないからです。
一見すると「カードの利用控え」も「利用明細書」も同じもののようですが、明確に違うことを覚えておきましょう。
法人カードを利用されている方、また今後利用を検討されている方にとっては、とても重要なポイントを見てきました。
法人カードはうまく利用すればとても便利で、社内の経理業務の負担を減らすことができます。
しかし、証拠となるものが必ず必要なので、「領収書」と「カードの利用控え」は大事に保管しておきましょう。
万一領収書をもらえなくても問題ないですが、もらう習慣をつけておくと安心ですよ。
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